Reporting: Schicke und immer aktuelle HTML-Reports via Google Docs

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Manchmal sind wir noch zu sehr “offline”: Nämlich dann, wenn es ums Reporting geht. Dann werden Daten in Excel erfasst, die Grafiken in Word eingbaut und per E-Mail verschickt. Viel eleganter geht das aber mit Google Docs und der Funktion “Veröffentlichen”. Daraus kann man schöne und jederzeit aktuelle Live-Reportings bauen. 

1. Daten erfassen

Da ein gutes Reporting selten auf nur einer Datenquelle beruht, fließen viele Daten häufig händisch in ein Excel Chart. Das können Seitenzahlen im Index sein, die Sichtbarkeit der SEO-Tools, Conversionrates, der Suchtraffic oder/und die Fehler, die Google in den Google Webmaster Tools anzeigt. Alles kann wichtig sein und sollte bei größeren Seiten auch überprüft werden. Manche dieser Daten kann man per API abfragen – nur nicht per Excel. Dafür nimmt man ja heute besser Google Docs.

Und da wir nun ohnehin bei Google Docs gelandet sind, können wir das Dokument auch mit anderen teilen. UND: Wir können Grafiken erstellen, die nachher publiziert werden können. Doch der Reihe nach. Hier ein paar Tipps für den Umgang mit Google Docs Tabellen:

  • In der ersten Spalte können Überschriften und in der ersten Zeile die Abfrage-Daten eingegeben werden. Dann haben die Grafiken nachher auch gleich eine korrekte Zeiteinteilung.
  • Wenn möglich, deutsche Sprachversionen verwenden – sonst ist die Darstellung der Zahlen teilweise für andere Tools nicht mehr verwendbar.
  • Das Teilen der Daten ist nicht ganz unkritisch. Denn wenn jemand ausversehen etwas löscht, sind die Daten weg. Deshalb sollte man auch hin und wieder Sicherungskopien ziehen.
  • Nur die Ruhe: Google Docs ist etwas anders zu bedienen als Excel. Doch die Unterschiede sind beherrschbar…

So könnte ein Daily oder Weekly Report in Google Docs aussehen.

Diagramme erstellen

Egal ob per API oder per Tastatur. Wir haben also Daten in der Tabelle. Wie in Excel können nun Diagramme erstellt werden. Dazu die zu reportenden Zahlenzeilen markieren und in der Taskleiste über der Tabelle auf das Icon für “Diagramm erstellen” klicken. Zugegeben, das ist in Google Docs etwas unübersichtlicher als mit Excel. Das größte Problem ist, dass man nicht z.B. Zeile eins (Datum) und die Werte aus Zeile 12 (z.B. Visibility) einfach anklicken kann. Deshalb wählt man am einfachsten die untere Zeile aus und schreibt per Hand bei “Bereiche auswählen” die obere Zeile hinzu.

Die Daten können (fast wie in Excel) zu hübschen Grafiken zusammen geklickt werden.

Die Pfeile zeigen auf all die Stellen, die angepasst werden müssen:

  • Nur wenn ihr die Balkendiagramme auswählt, baut sich die Kurve wie hier vernünftig auf und geht nicht über die gesamte Breite. Mir erschien das am sinnvollsten für die “Leser”.
  • Diese Kombination aus “Vertikal”, “Zeilen/Spalten vertauschen” und “Spalte A für Kopfzeilen” hat bei meinen Zahlen die besten Ergebnisse gezeigt. Aber, mmmmh, da muss jeder seine eigene Erfahrungen sammeln.
  • Die Grafiken lassen sich auch farblich anpassen. Da dies aber bei jedem Diagramm eingestellt werden muss, empfehle ich, hier die Standards zu übernehmen.

Der Klick auf “Aktualisieren” beendet die Arbeit am Diagramm und stellt es automatisch auf dem Tabellenblatt der Zahlen dar. Ich empfehle, dieses Diagramm sofort anzuklicken und in einem eigenen Tabellenblatt unter zu bringen. Alle späteren Arbeiten sind dann einfacher…

Diagramm Publizieren

Jetzt bitte mal genau aufpassen, ist wichtig: Immer, wenn diese Publikation gemacht wird, holt man sich ein einmaliges Diagramm. Dieses wird zwar ständig erweitert, wenn neue Zahlen hinzu kommen – aber Änderungen etwa bei Zeilenauswahl oder Größe werden nicht mitgeführt. Mit anderen Worten: Schiebt man nachträglich eine Zeile in die Tabelle ein, passt sich das veröffentlichte Diagramm nicht an und die Grafik wird unerklärlich. Deshalb: Man sollte die Diagramme erst dann erstellen, wenn man in den Tabellen nichts mehr ändert!

Unter dem "Veröffentlichen" Button findet man den passenden Code zum Einbau auf das HTML-Reporting.

Allerding dann ist alles sehr einfach: Nur auf “Diagramm veröffentlichen” klicken und den Code kopieren. Dieser kann in jedes beliebige HTML eingebaut werden.

In HTML Report einbauen

Damit verabschieden wir uns von Google Docs und wenden uns einem HTML-Editor oder einem CMS zu. Darin erstellen wir unser Reporting – mit all dem Text und den Informationen, die man dort zusammen tragen kann. Dazwischen dann die Diagramm-Codes – und der Live-Report ist fertig.

Die Breite und Höhe der Diagramme kann man sehr einfach in dem Code ändern, hierbei ist auch das Verhältnis zwischen Höhe und Breite egal (anders als bei YouTube-Videos). Die Diagramme können also vollständig passend gemacht werden.

Noch einige Empfehlungen:

  • Diese Reports sind natürich nicht vor neugiergien Augen geschützt. Das muss über die Benutzerverwaltung oder ein Login gelöst werden.
  • Neben einer kurzen Erläuterung der Zahlen, könnte hier ein kompletter Report mit aktuellen Handlungsempfehlungen u.s.w. stehen.
  • Bitte hin und wieder als Report-Ersteller nicht nur die Zahlen aktualisieren sondern auch den Report prüfen. Denn in diesem Beispiel-Fall ist etwa nach Spalte “T” Schluss – dann (etwa im Juni) wird das Diagramm keine weiteren Werte anzeigen…
  • Den Empfängern des Reportings sollte man einen festen Aktualisierungs-Zeitpunkt nennen – damit die nicht jeden Tag danach schauen – aber nur z.B. Mittwochs neue Zahlen kommen.

Fazit: Nicht nur für das Reporting…

Ich kann sehr empfehlen, diese neue Möglichkeit zu nutzen. Der Initialaufwand ist deutlich kleiner als der spätere Nutzen. Und damit eröffnet man sich neue Möglichkeiten auch über das Reporting hinaus: Warum zum Beispiel nicht eine Umfrage mit Google Docs Formularen starten, deren Ergebnisse dann über diese Diagramm zeitnah angezeigt wird? Oder… Ach, ich bin gespannt auf eure Ideen!

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Eric Kubitz

Eric Kubitz ist einer der Chefs der CONTENTmanufaktur GmbH . Außerdem ist er Redner auf Konferenzen, Dozent bei Hochschulen, schreibt über SEO (und über andere Dinge) und ist der Chefredakteur des SEO-Book.

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2 comments
Markus Hartmann
Markus Hartmann

Eric, genau diesen Artikel habe ich in diesem Moment gebraucht. DANKE!!!!!!

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