Hau-Ruck-Tutorial: „Basecamp“ im SEO-Projektalltag verwenden

Das Projektplanungs-Tool „Basecamp“ von 37signals ist sicherlich das am meisten verbreitete Tool dieser Art. Leider ist es nicht selbsterklärend (jedenfalls für deutsche User). Deshalb habe ich alles Wissenswerte in ein kleines Hau-Ruck-Tutorial gepackt.

5 Minuten - und schon steht das erst Basecamp-Projekt

5 Minuten – und schon steht das erst Basecamp-Projekt

Erster Schritt: Basecamp Einrichten

launchpadBasecamp ist ebenso schnell abonniert wie jede andere Web-App heute. Und die ersten 45 Tage ist es auch kostenlos – danach kostet es ab 20 Dollar/Monat. Hier nicht erschrecken lassen: Beim Upgrade ist der 20-Dollar-Plan ganz klein und ganz unten zu finden…

  • Allerdings kosten die Projekte – und nicht die Teilnehmer Geld. Man kann also alle interne und externe Mitarbeiter des Teams fix zu jedem Projekt oder Tasks hinzu fügen.
  • Der erste Schritt geht ganz schnell: Auf der Startseite muss nur ein Projekt erstellt und die E-Mail-Adresse derjenigen ergänzt werden, die damit beschäftigt sein sollen. Die bekommen dann Nachricht von Basecamp.
  • Charmant ist, dass also jeder Mitarbeiter mit dieser einen E-Mail-Adresse über das Launchpad Zugang zu vielen Projekten verschiedener Firmen haben kann. So wie bei uns.

Zweiter Schritt: Projekt füllen

Die Organisation von Basecamp erfolgt über Projekte. Das können sowohl „klassische“ Projekte sein – also Vorhaben mit einem End-Datum. Oder auch laufende Projekte. Etwa die Organisation der Presseabteilung oder die To-Do-Verwaltung der Technik. Jeder Account verfügt – je nach Modell – über eine gewisse Zahl von Projekten. Diese werden per Klick erstellt – und dann geht es los:

  • Discussion: Hier finden sich neu erstellte Diskussionen (der Diskussion willen) – aber auch die Threads die später an den To-Dos hängen werden.
  • To-do list: Das ist in einem Projekt das  zentrale Steuerungselement. Jeder Task braucht ein To-Do – aber dazu weiter unten mehr.
  • File: Hier sammeln sich alle Files des Projektes – also auch die To-do-Files. Eine pefekte „Projekt-Cloud“.
  • Text-Dokuments: Falls gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden soll, ist das ein guter Ort. Allerdings ist der Editor Mist. Deshalb verwenden wir weiterhin Google Docs dafür und sharen die Links… Wozu sich die Dokumente aber eignen: Protokolle von Meetings.
  • Date: Gut für Meetings oder Milestones – aber nicht z.B. für Abgabetermine. Die gehören ja in die To-Dos.

Dritter Schritt: To-dos verwalten

Nicht vergessen: Jedes to-do hat einen Verantwortlichen und einen Termin!

Nicht vergessen: Jedes to-do hat einen Verantwortlichen und einen Termin!

Auch, wenn es weh tut: Basecamp funktioniert vor allem dann gut, wenn man seine To-Dos im Griff hat. Das heißt, man muss hier vor allem am Anfang etwas Zeit und Mühe hinein stecken: Hier meine Tipps dafür:

  • Es können verschiedene To-do-Listen angelegt werden. Eine davon sollte immer Projekt-Management sein, da es immer Themen gibt, die sich einen „Fachthema“ nicht zuordnen lassen.
  • Alle anderen Listen richten sich nach dem Projektstrukturplan – oder nach anderen Themengruppen
  • Jedes to-do hat: 1 Person, die zugeordnet ist, 1 Termin. Diese können sich ändern – aber sollten immer ernst genommen werden.
  • Nach Erstellen des To-Dos kann man dieses noch einmal anklicken und mit mehr Text und mit Dokumenten füllen.
  • Ist es erledigt, kann ein to-do geschlossen werden. Diese To-Dos werden dann unter „Completet to-dos“ angezeigt. Es geht also nichts verloren.

Die Kommunikations-Stärken

Das wichtigste bei der Kommunikation via Basecamp: Das Tool ist nur so viel wert, wie es auch genutzt wird. Nur, wenn alle To-Dos, alle Dokumente und auch die inhaltiche Kommuikation darüber verwaltet wird, werden es auch alle verwenden. Deshalb muss der Projektleiter die ersten Woche darauf achten, dass jede Entwicklung auch in Basecamp zu finden ist. Und alle anderen müssen sich nach und nach daran gewöhnen…

Text, Bild, Kommentar, Zuweisung: Jeder erfährt jederzeit, was er wissen sollte.

Text, Bild, Kommentar, Zuweisung: Jeder erfährt jederzeit, was er wissen sollte.

  • Jede Aktion (Eintrag auf Diskussion, Änderung von to-do, Erstellen von Termin) wird standardmäßig an die Person(en) gesendet, die dafür verantwortlich sind bzw. dazu gemacht wurden. Es ist aber auch nach jeder Aktion möglich, diesen Kreis zu erweitern. Diese Mitteilungen werden per E-Mail verschickt.
  • Zum Antworten auf Diskussionen muss der Empfhänger einer solchen Nachricht nicht auf die Basecamp-Webseite. Es reicht, wenn mit seinem Kommentar auf diese E-Mail antwortet. Eine verblüffend gut funktionierende Funktion. Die es übrigens auch möglich macht, sehr nachvollziehbar innerhalb des Teams zu kommunizieren – da jede Antwort auch jeder Adressat bekommt. Fast wie ein Chat…
  • Morgens bekommt jeder Projektteilnehmer eine E-Mail von Basecamp mit den wichtigsten Informationen: Welche Termine für ihn persönlich anstehen (to-dos, die erledigt werden sollten) und Dinge, die sich gestern geändert haben. So ist jeder immer auf dem aktuellen Stand. Zusätzlich gibt es auch eien „Everything-Button“ hinter dem sich die komplette History des Projektes verbirgt.
  • Der Calendar bietet eine Übersicht über die Termine des gesamten Projektes, der Link „Me“ ganz oben ist eine Aufzählung über alles, was den Benutzer betrifft – inklusive seiner Änderungen der vergangenen Tage.
  • Übrigens kann der Calendar auch in iCal abonniert werden. Dann erscheinen die Termine automatisch auch im Offline-Kalender.

Nicht so doll bei Basecamp

  • Zum Time-Tracking benötigt man eine weitere Applikation. Leider ist Basecamp da (noch) nicht selbst darauf vorbereitet. Hier hilft dann allerdings die API. Unser Lieblings-Zeiterfasser „mite“ ist dazu aber auch noch nicht in der Lage.
  • Basecamp ist englisch. Das sollte meist kein Problem sein – aber man sollte sich trotzdem bei allen Projektbeteiligten vorher informieren, ob sie „mitmachen“ können.
  • Die mobilen Apps kosten zusätzlich Geld und es ist nicht ganz klar, welche die beste ist. Aber es gibt sie alle und man kann Basecamp mobil auch ohne Webseite und nur per E-Mail bedienen…

Die drei wichtigsten Tipps für den Start

Loslegen? Dann denke an diese drei Punkte auf jeden Fall:

  1. Baue alle Tasks des Projektes sauber in verschiedene To-Do-Listen ein.
  2. Jedes To-Do hat einen Verantwortlichen und einen Termin.
  3. Achte darauf, dass die Projekt-Kommunikation wirklich vollständig über Basecamp läuft.

Dann wird das schon klappen 🙂

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Eric Kubitz

Eric Kubitz ist einer der Chefs der CONTENTmanufaktur GmbH . Außerdem ist er Redner auf Konferenzen, Dozent bei Hochschulen, schreibt über SEO (und über andere Dinge) und ist der Chefredakteur des SEO-Book.

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