Das Protokoll des SEO-Projektmeetings

Oh wie blöd! Ausgerechnet nach diesem tollen SEO-Meeting herrscht Verwirrung: Zwar hatten sich die Beteiligten beim Termin bei allen strittigen Punkten geeinigt und alle haben ohne zu murren ihre langen ToDo-Liste an ihren Schreibtisch mitgenommen. Und doch ist nachher nichts passiert. Und wieder kam es in den folgenden Tagen auf den Gängen zu  ewigen Diskussionen über die strittigen Punkte und darüber, wer hier eigentlich was zu tun hat. Was ist passiert? Wie kann man so etwas vermeiden?

 

Der erste Fehler: Jeder nimmt seine eigene Taskliste aus dem Meeting mit. Es muss schief gehen, wenn sich jeder selbst aufschreibt, was zu tun ist. Würde man die Aufzeichnungen nebeneinander legen, wären die Formulierungen und auch die Zuordnung der Aufgaben so vielfältig wie Motivation der Teilnehmer.

Der zweite Fehler ist zu glauben, dass nach einer Diskussion ein strittiges Thema nicht mehr strittig ist. In einem Meeting kämpfen meist zwei bis drei Personen um die inhaltliche Hoheit. Diese Personen geben in dem einen Punkt nach, wenn sie vorher einen Punkt gewonnen haben und geben Gas, wenn sie zuvor einen Punkt abgeben mussten. Das ist Taktik. Zwei Tage nach dem Meeting will man von diesen taktischen Überlegungen nichts mehr wissen sondern sein gefühltes Recht durchsetzen. Deshalb sind schnelle Vereinbarungen nur selten haltbar. Außerdem sitzen immer auch andere, stille Teilnehmer am Tisch – die sich nach einem Beschluss gedacht haben „na, macht ihr mal, ihr Idioten.“

Die Dokumentations-Seite eines SEO-Meetings

Und trotzdem: Meetings sind der beste Ort, um Tasks zu verteilen und Einigungen zu erzielen. Doch das funktioniert nur mit einem vernünftigen Protokoll. Ohne dieses ist jeder Meeting-Erfolg gefährdet. Das gilt für den Bereich SEO viel mehr als andere Themengebiete. Denn SEO ist komplex, benötigt Teamplay und wird von einem großen Teil der Nicht-SEOs entweder nicht gemocht, als nicht wichtig betrachtet oder misstrauisch beäugt. Also, was ist tun?

In den bisherigen Teilen der Serie habe ich betont, dass wir es beim SEO mit vielen Abteilungen zu tun haben. Das bedeutet, wir haben nicht nur verschiedene Interessen sondern auch sehr unterschiedliche Haltungen an einem Tisch sitzen. Und um das produktiv zu gestalten, ist vor allem Transparenz wichtig. Mit den sieben folgenden Regeln sollte aber jedes noch so kritische Meeting in den Griff zu bekommen sein.

Regel 1: Jeder Dokumentations-Schritt muss vorher angekündigt und von allen akzeptiert sein.

Also selbst, wenn klar ist, dass der Inhouse-SEO sein Protokoll selber schreibt (darum werdet ihr nur selten kommen), sollte zu Beginn des Meetings klar sein, DASS es ein Protokoll gibt, und das darin nur Ergebnisse (also Tasks und Entscheidungen) fest gehalten werden. (Übrigens: Es wäre natürlich besser, nicht der Meeting-Leiter das Protokoll schreibt – damit der den Kopf für dien Fortgang der Diskussion frei hat.)

Regel 2: Entscheidungen müssen Commitments sein.

Neudeutsch: „Commitment“ (Ausmaß der Identifikation einer Person mit einer Organisation oder einer Haltung). Damit ist gemeint, dass nur eine aktive Zustimmung überhaupt eine Zustimmung ist. Die Frage „hat jemand etwas dagegen“ übergeht stille Mäuslein die eigentlich dagegen sind – aber wird sie nicht davon abhalten, eine andere Meinung zu haben. Deshalb sollte der Protokollant nach einer Entscheidung vorlesen, was er geschrieben hat und ausdrücklich um Zustimmung bitten. Nur so, kann er sich nachher darauf berufen. Und gibt es Bedenken oder abwehrende Haltungen, muss man diesen nachgehen, oder sie zumindest im Protokoll benennen. Nur so hält man den Kontakt zu kritischen (aber oft sehr klugen) Geistern.

Regel 3: Entscheidungen sollen realistisch oder relativiert sein.

„Ach, wir entscheiden das jetzt einfach mal so. Wer nicht dabei ist, hat verloren“, hört man manchmal, wenn Kollegen nicht anwesend sind, von denen man Ablehnung erwarten kann. Ein flotter Spruch – aber ins Protokoll gehört dieser Gedanke nicht. Wenn eine für die Entscheidung wichtige Person fehlt, ist die Abstimmung nicht möglich. Oder sie kann nur unter Vorbehalt erfolgen. Auch andere nicht realistische Entscheidungen sollten vermieden werden. Denn jede nicht eingehaltene Entscheidung untergräbt den Zweck und die Sinnhaftigkeit des Meetings.

Regel 4: Ein Meeting ist keine Schau-Arena. Deshalb: Name it!

Menschen, denen es schwer fällt, Verantwortung zu übernehmen, nutzen Meetings gerne dafür, schnell mal eine Aufgabe an jemand anderen abzuschieben. Andere formulieren eine in der Luft liegende, vorübergehende Meinung mal eben in einem „Wir“-Satz um – um danach zu sagen, „das haben wir im Meeting so besprochen“. Das sind Tricks, wie man anonym ein Meeting instrumentalisieren kann. Deshalb ist es für einen guten Protokollanten wichtig, solche Formulierungen und Aussagen aufzunehmen und einem Urheber-Namen zu versehen. Glaubt mir: Das führt zu sehr viel Disziplin 😉

Regel 5: Jeder Task wird im Protokoll aufgezeichnet.

Es darf keine ToDos geben, die nicht im Protokoll stehen. So, wie es ohnehin nur eine SEO-Task-Liste geben darf, stehen alle Task- aus der Besprechung im Protokoll. Mehrere Listen führen wieder zu mehreren Meinungen.

Regel 6: Jeder Task hat genau einen Verantwortlichen.

Geteilte Verantwortung – gibt es nicht. „Das Marketing kümmert sich um XY“?, wie soll das funktionieren? Wer IST das „Marketing“? Und auch „die Technik“ hat noch niemals etwas programmiert – das machen immer Menschen. Folglich muss es immer einen Menschen geben, der Verantwortung übernimmt. Dass er möglicherweise nicht derjenige ist, der den Task erledigt, ist etwas anderes. Aber er muss sich darum kümmen, dass der Task erledigt wird – und zwar pünktlich und innerhalb des Budgets.

Regel 7: Projektmanagement ist Vereinbarungskultur

So, wie ein Projektmanager nicht gezwungen werden kann, ein Projekt zu übernehmen, sollte man auch ein Team-Mitglied nicht zur Umsetzung eines Tasks zwingen, wenn er diesen für falsch oder überflüssig hält. Denn wir wissen: Schlimmer als ein nicht gemachter Task ist ein schlecht gemachter Task. Und die Gefahr besteht, wenn jemand gezwungen wird. Ist er einzige, der das machen kann, sollte man sich noch einmal mit seinen Bedenken auseinander setzen. Vielleicht sind sie ja doch gut begründet. Und wenn nicht, stellt sich natürlich die Frage, ob der Mitarbeiter dort am richtigen Platz ist.

Die formalen Anforderungen ans Protokoll

Die Protokoll-Vorlage für ein Meeting habt ihr ja sicher schon herunter geladen.  Achtet darauf, dass für jeden Task und jede Entscheidung ein Punkt darin aufgemacht wird. Und achtet darauf, dass da KEIN Diskussionsverlauf und keine Meinungs-Kundgebungen aufgenommen werden. Oder zumindest nur, um pädagogisch zu handeln (siehe Regel 4).

Ansonsten gilt meiner Meinung nach für ein Protokoll:

  • Das Protokoll muss professionell und lesbar sein. Also vermeidet schlimme Fehler und unklare Formulierungen.
  • Das Protokoll muss möglichst schnell versendet werden. Wenn man im Meeting mitschreibt (und das sollte man), dürfte es möglich sein, das Protokoll nach spätestens 24 Stunden verschickt zu haben.
  • Das Protokoll ist zunächst eine Vorlage. Man sollte den Teilnehmern die Möglichkeit geben, Änderungen oder Erweiterungen anzubringen. Damit darüber dann aber nicht alle diskutieren, schreiben wir „Änderungen an den Protokollant in den nächsten Tagen“ – und verschicken dann nach spätestens einer Woche ggf. eine Aktualisierung an alle.

Alle Protokolle sollten für alle archiviert werden. Irgendwo auf eine Projektserver sollte es ein Eck mit allen alten Protokollen geben.

Fazit: Wir SEOs brauchen das!

Der letzte Punkt ist dafür da, damit man mit einer ordentlichen Protokoll-Philosophie die Qualität und die Aussagekraft von Meetings nach und nach verbessern kann. Denn je häufiger noch einmal in den alten Protokollen nach Entscheidungen gesucht wird, umso wichtiger werden sie wahrgenommen.

Die Umgewöhnung zu kreativen und guten Meetings kann eine ganze Weile dauern etwa in einer Firma, in der jetzt noch am Ende eines Meetings die Verabschiedung „So, dann gehen wir jetzt wieder arbeiten“ üblich ist. Doch während man in den meisten anderen „Disziplinen“ einer Firma im Zweifel auf guten und geübten „Korpsgeist“ bauen kann (und deshalb kreative Meetings häufig gar nicht gewollt sind) muss man für SEO jeden Monat die Welt ein bisschen neu erfinden. Und das geht nur zusammen im Team.

Übrigens: Wie so häufig im Leben reicht es meist schon, dass alle Beteiligten diese Protokoll-Regeln kennen. Dann ist jedem seine Rolle bewußt und man braucht sich über über ihre Auslegung keine Gedanken mehr zu machen. Das Ergebnis sind dann produktive und kreative Meetings.

Die fertigen Teile der SEO-Projektmanagement-Serie:

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Das Protokoll des SEO-Projektmeetings, 4.5 out of 5 based on 2 ratings

Eric Kubitz

Eric Kubitz ist einer der Chefs der CONTENTmanufaktur GmbH . Außerdem ist er Redner auf Konferenzen, Dozent bei Hochschulen, schreibt über SEO (und über andere Dinge) und ist der Chefredakteur des SEO-Book.

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