Der Projektstrukturplan (im SEO-Projekt)

Wir werden nun sehr operativ. Was ich heute in der SEO-Projektmanagement-Serie schreibe, ist kein Material für einen theoretischen Diskurs – sondern muss mindestens einmal gemacht werden, um den wirklich großen Wert zu erkennen. Deshalb: Nehmt diesen Artikel also nur als theoretische Vorbereitung und packt beim nächsten Projekt (egal ob klein oder groß) Kartikarten auf den Tisch und fangkt an. Jede Wette: DAS Projekt wird euch besser gelingen als alle bisher.

Bunt, möglichst groß und unbeschrieben: Das Werkzeug für das Planungsmeeting

Von den Zielen zum Projektstrukturplan

Wir haben ja im Projektmeeting über die Ziele unseres Projektes gesprochen – nun alle Arbeiten erfassen, die für die Zielerreichung notwendig sind. Denn, egal um welches Projekt es sich handelt: Jemand wird dafür ein Budget geben müssen. Und nur wenn wir wissen, was zu tun ist, können wir dieses Budget überhaupt beziffern.

Aber es gibt noch einen zweiten Grund, beim Projektstruktuplan sorgfältig vorzugehen: Das ist der beste (und letzte) Zeitpunkt, um alle Beteiligten einzubinden. Werden etwa die Bedenken der Technik oder die Forderungen der Redaktion im Strukturplan vergessen (oder möglicherweise sogar bewusst nicht aufgenommen), sitzt das ganze Projekt schon auf dem Gleis in Richtung Misserfolg. Und nur durch große und teure Anstrengungen kann man noch erfolgreich werden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ins Redaktionssystem soll ein flexiblerer Umgang mit Title-Tags eingebaut werden. Dem Projektmanager ist soweit alles klar, der Techniker ist ein kluger Kopf – und die Redaktion will für solche Details nicht gestört werden. Wozu also lange darüber nachdenken, was alles für den Erfolg des Projektziels notwendig ist. Das Ziel könnte so lauten: „Alle als wichtig eingestuften Seiten können einen individuellen, manuell gesetzten Title-Tag bekommen“. Das hätte in der Wirklichkeit natürlich noch kein Projekt-Charakter sondern ist nur ein Task. Aber das soll ja nur ein Beispiel sein.

Also baut der Techniker ins CMS die Funktion „Manueller Title“ ein. Da er weiß, dass eigentlich alle Seiten für SEO wichtig sind, macht er sch über Ausnahmen keine Gedanken. Schon nach einem Personen-Tag Arbeit meldet er an den Projektmanager „Fertig“, der ist begeistert und schreibt eine Mail an die Redaktion, dass von nun an die Titles per Hand gesetzt werden können. Die Redaktion allerdings zeigt sich lautstark entsetzt und fordert eine sofortige Änderung der Umsetzung oder den Rückbau. Diese lässt allerdings (wegen hohem Workload in der Technik) eine Woche auf sich warten – in dieser Zeit erscheinen alle neuen Beiträge ohne Title, der Techniker benötigt noch einmal einen Personentag um die Änderung einzubauen. Die Stimmung für den nächsten SEO-Task ist ziemlich eingetrübt. 

Was ist passiert?

Ganz einfach: Der Redakteur hatte keine Möglichkeit zu sagen, dass nicht jeder Title bearbeitet werden muss und dass man doch bitte den bisher vorhandenen Standard-Title weiterhin dann anzeigt, wenn die Redaktion keinen manuellen Title gesetzt hat. Eine vernünftige Erweiterung, die keinen Mehraufwand kostet – an die man aber denken muss.

Also: Mehreren Leuten fällt das Denken häufig leichter als nur einem – vor allem, wenn sie verschiedene Sichten auf die Dinge haben.

Das strukturierte Vorgehen

Vergesst die Komplexität, die viele Tools und PM-Trainings vorspiegeln. Es ist nämlich im Grunde ganz einfach. Man setzt sich mit allen, die etwas dazu sagen können, an einen Tisch und dann:

  1. Klärung des Projekt-Ziels: Jeder sollte das Projektziel vor sich haben und verstanden haben, was damit gemeint ist. Ist das nicht der Fall, muss man darüber noch einmal sprechen.
  2. Sammlung aller Tasks und Arbeitsbereiche: Alles muss nun auf den Tisch. Man kann das mit Karteikarten machen, auf die jeder (oder derjenige mit der besten Schrift) schreibt – oder mit einer Mindmap. Ich bevorzuge die Variante mit Papier. Die ersten Tasks kommen stockend, dann sprudelt die Runde und irgendwann ist echt Schluss. Dann bitte noch warten, nachdenken, die Karten anschauen, noch mal warten und dann abschließen.
  3. Alle weiteren Tasks die mit Sicherheit noch kommen sind auch willkommen. Jede Idee, jeder Gedanke kann das Projekt nur besser machen. Jedenfalls in der Projektplanungsphase, in der wir uns befinden.
  4. Sortieren nach Kategorien: All die Kärtchen (die Mindmap sowieso) werden nun in sinnvolle Kategorien sortiert. Das kann nach Abteilungen (Technik oder Redaktion) sein oder inhaltlich (Linkaufbau, Onpage u.s.w.). Hauptsache, wir bekommen den Überblick. Gut (aber nicht zwingend) ist, wenn die Menge der Tasks in den Kategorien ähnlich groß ist. Zwei Kategorien gibt es immer: Projektmanagement und Launch. Beide Überschriften werden häufig vergessen – und dann hat man plötzlich ein Projekt ohne Management oder ein Produkt ohne Lauch…
  5. Commitment der Teilnehmer einholen: Dazu steht man um den Tisch, auf dem die Karten liegen, nickt und freut sich, etwas geschafft zu haben. Oder so ähnlich. Wichtig ist aber, dass jeder, der raus geht, sich an dem Projekt beteiligt fühlt!

Tasks und Arbeitspaket

Bei der Definition der Tasks, die wir vielleicht besser Arbeitspaket nennen, sollte man entspannt an einige Dinge denken: Unabhängig von der Komplexität des Projektes, sollte es davon nicht mehr geben, als ein Mensch überblicken kann. Das heißt, je größer ein Projekt ist, umso weniger detailliert sind die Arbeitspakete. Unser Title-in-CMS-Beispiel oben, wäre kein Arbeitspaket für die völlige Neukonzeption einer Webseite. Dort gäbe es vielleicht den Task „technische Unterstützung der Redaktion im CMS“ zunächst als „Konzeption“ und dann als „Umsetzung“. Und in diesem Task wäre dann unser Title-Tag ein Thema.

Eine weitere wichtige Forderung an ein Arbeitspakt ist, dass es eine einzelne Person verantworten kann. Wie in dem Beispiel gerade kann die Konzeption der redaktionellen Umsetzungen meist nicht von einer Person konzipiert UND umgesetzt werden. Deshalb müssen das zwei Pakete sein.

Warum diese zwei Definitionen der Arbeitspakete? Im nächsten Schritt wird aus dem Projektstrukturplan ein Projektmanagementplan gemacht. Und damit das funktionieren kann, müssen diese beiden Forderungen erfüllt sein.

Digitalisierung und Verteiler

So sieht ein - etwas großer - Projektstrukturplan am Ende aus...

Der so gefasste Projektstrukturplan wird nach dem Meeting vom Projektmanager in einer digitale Form gebracht (mein Freund in einem solchen Fall ist Excel, aber es gibt auch eine Reihe von PM-Tools, die das schicker machen) und an alle verteilt. Also an die Teilnehmer des Meetings und die, die nicht dabei waren, aber ihre Finger auch im Projekt stecken haben. Erst nach einer Zeit von einigen Tagen ohne Reaktion darauf, darf der Projektmanager davon ausgehen, dass sein Strukturplan die Realität beschreibt. Erst dann lohnt es sich, den nächsten Schritt zu machen

Die fertigen Teile der SEO-Projektmanagement-Serie:

GD Star Rating
a WordPress rating system
Der Projektstrukturplan (im SEO-Projekt), 3.0 out of 5 based on 2 ratings

Eric Kubitz

Eric Kubitz ist einer der Chefs der CONTENTmanufaktur GmbH . Außerdem ist er Redner auf Konferenzen, Dozent bei Hochschulen, schreibt über SEO (und über andere Dinge) und ist der Chefredakteur des SEO-Book.

More Posts - Website - Twitter - Facebook - LinkedIn - Google Plus

Kommentare (3)

  1. Pingback: SEO-Projekt-Strukturpläne erstellen – SEO.at

  2. marcus

    VVielen Dank, dein Boot erscheint für mich zur perfekten Zeit. Am Mittwoch erst habe ich eine neue Position als SEO-Stratege begonnen. Danke!

  3. Pingback: Top 10 der Woche 08/12 « Wochenrückblicke

Schreiben Sie einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *