Die gemeinsame SEO-Taskliste

Streng genommen nehmen wir es mit dem Begriff „Projektmanagment“ in dieser Folge nicht so genau. Denn wenn es um eine SEO-Taskliste geht, braucht man die nicht nur im Projekt sondern auch an jedem sonstigen Arbeitstag im Leben eines SEOs.

So, und bevor wir zu den Tools kommen die uns das Leben leichter machen (sollen), besprechen wir zunächst das kleine 1×1 des Taskmanagement. Denn ich warne vor dem unüberlegten Einsatz eines Ticket-Systems, einer PM-Software oder eines Excel-Templates für Tasklisten. Nur wenn jeder im Team wirklich weiß, was eigentlich ein Task ist, kann sich mit einem Tool auch verwalten.

Eines vorab: Nur gemeinsam sind wir stark.

Puh, die Redaktion organisiert sich in Konferenzen, das Marketing hat so ein modernes Projekt-Tool für die eigenen Tasks und die Technik wird via Ticket-System Bugzilla oder Mantis gesteuert. Und nun will der SEO eine gemeinsame SEO-Taskliste einführen? Muss das denn sein?

Ja, es geht leider nicht ohne: Auch auf die Gefahr hin, dass Tasks in zwei Systemen auftauchen und gepflegt werden: Das gesamte Projekt- aber auch auch das Prozessmanagement für SEO muss darauf beruhen, dass es eine SEO-Taskliste gibt, in der die alle, aber wirklich alle SEO-Tasks gelistet werden. Ansonsten wird niemand den Überblick haben – und ohne Überblick machen wir kein Management sondern Plauderrunden.

Deshalb wird es in vielen Fällen darauf hinaus laufen, dass der Inhouse-SEO seine eigene Liste pflegt. Vielleicht kann er ja bei der Technik unterschlupfen und das Ticket-System mit-nutzen. Allerdings werden das die anderen nicht sehr schätzen. Es gibt nur wenige Redakteure, die wirklich mit Bugzilla arbeiten möchten und können.

Aus was besteht also so ein Task, oder wollen wir „Arbeitspaket“ sagen?

  • Eindeutige, fortlaufende ID
  • verständlicher Name bzw. Überschrift
  • konkrete Beschreibung des Zielzustandes nach Erledigung
  • ggf. weitere Informationen (referenziert)
  • dafür verantwortliches Team-Mitglied
  • Termin für Aufnahme des Tasks
  • Termin für geplante Fertigstellung
  • Status

Die meisten dieser Punkte sind selbsterklärend. Trotzdem einige Bemerkungen:

ID und Name dienen einer Übersicht und man sollte immer davon ausgehen, dass Tasks auch manchmal noch nach vielen Monaten nicht erledigt sind. Wenn es dann zehn Tasks mit dem Namen „Title Optimierung“ gibt, weiß niemand mehr, worum es jeweils ging. Deshalb möglichst knapp schon konkrertere Angaben in den Titel.

In der Beschreibung erläutern wir NICHT das Problem („die Title-Tags enthalten kein Keyword“) sondern, wie es nachher sein soll („die vom Redakteur als Keyword gekennzeichneten Begriffe werden an den Anfang des Title Tags gestellt“ oder „mit einer Anweisung wird der Redakteur geschult und angewiesen in Zukunft bei Überschriften ein Keyword zu verwenden“ – zwei völlig unterschiedliche Problemlösungen…).

Referenzen: Wenn eine Taskliste schlank bleiben soll, kann man alle weiteren Informationen (Beispiele, Codeschnipsel u.s.w.) verlinken.

Es gibt immer nur eine Person im Team, die für die Umsetzung eines Tasks verantwortlich ist. Hier muss also genau ein Name stehen. Und wie schon an anderer Stelle erwähnt: Das muss nicht die Person sein, die den Task umsetzt.

Neben dem Initialtermin (für die Klärung der Frage, wie alt eigentlich dieser Task schon ist) gehört auch immer ein Abgabe-Termin dazu. Wenn es egal ist, wann der Task umgesetzt wird, gehört er nicht auf die Liste. Denn dann hat dafür doch ohnehin keiner Zeit…

Eigentlich sollte es nur wenige Status (ja, das ist lt. Duden die Mehrzahl von „Status“) geben: „Erfasst“ für Tasks, von denen man noch nicht einmal weiß, ob sie umgesetzt werden sollen. „Zugewiesen“, wenn man weiß dass ein Task umgesetzt wird und wer das verantwortet. In der „Umsetzung“, wenn daran gearbeitet wird. Und „Fertig“ sowie „Abgenommen“ am Ende.

Formulierungen von Tasks/Arbeitspaketen

Wie umfangreich kann/soll ein Task sein? Wenn zu einem Arbeitspaket zum Beispiel die Technik und die Redaktion zusammen arbeiten müssen (etwa wie oben „Keyword in Title“), sollte man dann zwei Tasks für jede Abteilung machen?

Darauf gibt es nur eine typische SEO-Antwort: Das kommt darauf an. In der einen Firma sind Redaktion und Technik weit voneinander getrennt und wollen oder dürfen nicht miteinander reden. In einem solchen Fall braucht man zwei Tasks, weil es zwei Verantwortliche gibt. Wenn aber alle schön miteinander kommunizieren, dann kann etwa der Techniker oder der Redakteur die Initiative übernehmen und den Task bis zur Umsetzung managen. Er braucht dafür dann die Mithilfe des jeweils anderen – aber die wird er in einem guten Team auch bekommen. Dann hat nur einer die Verantwortung und der SEO-Projektmanager muss sich nicht mehr um die Koordination von Technik und Redaktion bei diesem Taks kümmern. Doch wie gesagt: Das kommt auf die Firma an.

Welches Tool  für das Projektmangement (bzw. für die Taskliste) verwenden?

Eine sehr ernst gemeinte Bitte von mir: Fangt bitte immer mit einem Excel-Chart an. Ich habe euch auch eine rudimentäre Vorlage erstellt. Damit kann man etwas üben, langsam das Prinzip der Tasksverwaltung verstehen und das Team einbeziehen. Und man liefert sich nicht blauäugig dem standardisierten Workflow eines Tools aus. Startet mit einer solchen Excel-Tabelle, in die ihr ein paar Wochen lang die Task eintragt. Und dann entscheidet ihr mit dem Team, welche weitere technische Unterstützung es werden soll. Der Start für eine Recherche könnte diese Liste sein:

All das sind webbasierte Tools die ordentlich funktionieren. Wir haben in Kundenprojekten mit Basecamphq die besten Erfahrungen gemacht. Im Gegensatz dazu waren vorhandene Ticket-Systeme  immer nur so lange erfolgreich, so lange ausschließlich Techniker damit gearbeitet haben. Alle Nicht-Techniker kommen damit nicht klar. Mit Basecamphq kann man jedoch auch per E-Mail teilhaben und der Dienst ist offenbar auch cool genug, dass sich alle daran beteiligen. Allerdings benötigt die Verwaltung etwas mehr Zeit als bei anderen.

Fazit: Es muss diese gemeinsame Taskliste geben, also fangen wir an.

Es gibt viele Gründe, keine Taskliste für die SEO-ToDos zu bauen. Dazu gehört der Wunsch, das Projekt lieber nicht wirklich voran zu treiben. Und ich bin sicher, in eurem Unternehmen haben einige diesen Wunsch. Aber weil für uns SEOs die Transparenz, Zuverlässigkeit und die Übersichtlichkeit des Taskmanagements für das schnelle Vorankommen lebenswichtig ist, kommen ab heute alle Tasks in eine Liste!

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Eric Kubitz

Eric Kubitz ist einer der Chefs der CONTENTmanufaktur GmbH . Außerdem ist er Redner auf Konferenzen, Dozent bei Hochschulen, schreibt über SEO (und über andere Dinge) und ist der Chefredakteur des SEO-Book.

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Kommentare (4)

  1. agentursimon

    Wir benutzen activeCollab. Dort kann man komplette Projekte als Vorlage speichern, was sehr praktisch ist. http://www.activecollab.com/

  2. dk

    Basecamp ist cool und einfach – aber teuer im Vergleich mit http://www.teambox.com. Das ist cool, einfach und billig.

  3. Monster

    Wir nutzen http://www.teamlab.com und sind schwer begeistert

  4. Semina

    Hallo! Wir haben ein anderes Projektplanung Software, Comidor (https://www.comidor.com ). Es ist webbasiert und cloud basiert und man kann Ihre Aufgaben, Email, Projekte und so weiter mit Comidor organizieren. Es ist die ideale Software für jeden kleinen -medium Unternehmen. Ich kann es sehr empfehlen

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