SEO Projektmanagement: Vom Umgang mit Tools

Wer Projektmanagement mit dem Einsatz der Software „Microsoft Project“ verwechselt, wird scheitern. Und zwar ebenso grandios, wie ein Abiturient, der seine Berechnungen in eine Tabellenkalkulation und nicht auf dem Taschenrechner erledigt. Denn solch ein Tool soll den Anweder unterstützen und ihm nicht seine Funktionsweise aufzwingen. Außerdem gilt NICHT „je größer, je besser“. Das Gegenteil ist der Fall.

Anforderungen an die Projektmanagement Tools

Folgt man dem Grundsatz, dass ein Tool die Arbeit des Anwenders unterstützen sollen, muss dieser vor allem seine Arbeit und die Mechanik dahinter verstehen. Viele Microsoft-Projekt-Neulinge beginnen damit, Milestones in einem Gantt-Chart zu platzieren, weil das sicherlich eine der eindrücklichsten Maßnahmen beim Bau eines Projektplans in der Software ist. Was aber so ein  Milestone bedeutet, wissen sie meist nicht – sondern ahnen, dass er wichtig sein wird, wenn Microsoft ihn so zentral in seine Software einbaut. Doch: Lässt sich ein Milestone denn bei der Konzeption des Projektes denn überhaupt festlegen? Die Antwort ist „nein“! Im SEO-Projektmanagement spielt ein Milestone sogar eine derart untergeordnete Rolle, dass sein Verständnis für den Einsatz von Tools völlig irrelevant ist. Schiebt man alle Fachbegriffe der Projekt-DIN-Norm mal beiseite, bleiben für ein Tool folgende Aufgaben übrig:

  • Transparente Kommunikation
  • Dokumentation des aktuellen Projektstand
  • Zentrale Ablage von Dokumenten
  • Darstellung der Planung von notwendigen Arbeiten
  • Statusanzeigen
  • Budget- und Zeit-Kalkulation
  • Budget- und Zeit-Abrechnung

Das klingt nach mehr, als es ist. Denn viele dieser Punkte haben wir im bisherigen Arbeitsleben schon fleißig geübt – mal mit mehr, mal mit weniger Erfolg. Dass das Projektmanagement nun erhöhte Ansprüche an Transparenz und gemeinsame Planung stellt, wird sich übrigens auch auf unsere sonstige Arbeit positiv auswirken. Deshalb lohnt sich in diesen Punkten erhöhte Aufmerksamkeit.

Wir brauchen also keine Projektmanagement-Software sondern vor allem Kommunikations-Tools, etwas zur nachvollziehbaren Kosten- und Zeit-Abrechnung und einen gemeinsamen Speicherort. Das sollte zu machen sein.

Vorgehen beim Einsatz von Tools

Der frische Anwender von Microsoft Project wird vor allem deshalb scheitern, weil er mehr Aufmerksamkeit auf die Bedienung seines Tools legen muss – als auf die Bedürfnisse des Teams. Denn egal, wie clever eine Software gebaut ist: Wird sie nicht von allen Beteiligten verwendet, ist sie reine Zeitverschwendung für alle anderen. Und das ist die große Herausforderung bei der Einführung einer Projektmanamagent-Software: Jeder im Unternehmen bedient schon genug Tools und hat überhaupt keine Lust auf ein weiteres – selbst, wenn es von oben „verordnet“ wird. Der Sinn und Zweck muss klar sein und möglichst Zeit und Mühen starten. Außerdem sollte sich das Tool in die vorhandene Struktur einpassen.

Kommunizieren alle Mitarbeiter laufend über den Skype-Chat, wird es schwer sein, sie zu einem anderen Chat zu überreden. Gibt es aber zwei oder drei wichtige Team-Mitglieder, die auf Biegen und Brechen nicht bereit sind, morgens Skype zu starten – MUSS es eine andere Echtzeitkommunikation geben. So einfach ist das.

Besonders schwierig ist übrigens immer die Toolauswahl mit einer gut organisierten Technik-Abteilung. Denn in dieser werden in der Regel schon Task- oder Bugtracking-Tools wie etwa Jira oder Bugzilla eingesetzt. Und die Bereitschaft ist sehr gering, ein paralleles System einzusetzen. Andererseits sind solche Development-Tools so ausgereift und komplex, dass ein gelegentlicher Benutzer etwa aus dem Marketing wohl kaum damit arbeiten wird. Diesen Gegensatz gilt es aufzulösen.

Viele Widerstände können umgangen oder gebrochen werden. Doch alleine wird das der Projektmanager selten schaffen, auch nicht mit Unterstützung der Geschäftsführung. Die Lösung liegt auch hier wieder im Team, in der Vereinbarungskultur des Projektmanagements: Entschließt sich die Gruppe gemeinsam und durch offene Wahl, ihre Echtzeitkommunikation per Skype zu erledigen, werden es die Abweichler schwer haben, ihren Standpunkt zu behalten. Ein Kompromiss kommt in Sicht.

Und das sind die drei Chancen die der Projektmanager nutzen sollte, um zu einer homogenen Tool-Verwendung zu finden:

  1. Gemeinsame Entscheidung: Welches Tool letztendlich verwendet wird, entscheiden die Anwender ohnehin. Deshalb sollte man das gemeinsam abstimmen.
  2. Arbeitserleichterung: Nach Einführung eines Tools sollte die Arbeit schneller und einfacher erledigt werden können als zuvor.
  3. Integration: Die Tools sollen sich in die vorhandenen Arbeitsabläufe möglichst einpassen.

Deshalb die erste Regel: Jedes Projektmanagement startet ohne (!) Tool und nur mit den üblichen Programmen wie Word, Excel und E-Mail. Erst wenn das erste Projekt ins Laufen gekommen ist, steht die Entscheidung für eine besser Software-Unterstützung an.

Übersicht der Tools

Hier eine Übersicht der verwendbaren Tools nach subjektiven Kriterien. Da sich derzeit eine ganze Gründer-Szene aufgemacht hat, Webservices zu entwickeln, die die Zusammenarbeit vereinfachen, ist diese Liste jedoch sicherlich sehr schnell wieder unaktuell. Es lohnt sich also, jeweils neu zu recherchieren und auch das Team um Vorschläge zu bitten.

Klassische Projektmanagement Tools: Die Klassiker sind Legion. Neben Microsoft Project gibt es hunderte Stand Alone Tools und Webservices die Unternehmen und/oder Agenturen unterstützen. Für den Einstieg sind diese jedoch alle nicht sinnvoll und schon gar nicht für den Einsatz in einem abteilungsübergreifenden Team.

Tools fürs Agile Projektmanagement: „Scrum“ ist derzeit das Zauberwort in den Entwicklungs-Abteilungen. Dieses Vorgehensmodell setzt auf hohe Transparenz, laufende Anpassungen der Anforderungen und überprüfbare Versionen. Dementsprechend holen Scrum-Tools auch prima die Nicht-Entwickler ins Projekt. Beispiele hierfür sind trello.com, www.pivotaltracker.com und sprint.ly.

Moderne Projekt-Kommunikation: Die Firma 37signals hat vor wenigen Jaren mit seinem basecamp.com eine neue Liga der Projekt-Tools entwickelt. Hier hier Kommunikation alles. Durch die große Nutzerbasis haben schon die meisten einen Basecamp-Zugang und können so auch über verschiedene Projekte hinweg zusammen arbeiten. Die Kommunikation erfolgt größtenteils via E-Mail – aber über den zentralen Basecamp-Server auf dem alles sauber dokumentiert wird. Was bei Basecamp fehlt, ist das Verwalten der Tasks etwa durch Reporting von verwendeten Zeiten. Es gibt übrigens schon viele Alternativen zu Basecamp (etwa teambox.com). Allerdings alle mit geringere Nutzerbasis.

Agentursoftware: In einer Agentur gibt es noch viele weitere Anforderungen etwa an die Abrechenbarkeit der Leistungen, an kontrollierte Dokumentation für den Kunden und deren Verwaltung. Die Einführung eines solchen Tools ist ein größeres Projekt, als es ein Projektmanager leisten kann. Dies muss eine Unternehmens-Entscheidung sein. Eine Übersicht gibt es wohl hier www.agentursoftware-guide.de, mangels Erfahrungen kann ich jedoch keine Empfehlung abgeben.

Eigene Spezial-Lösungen: Wir setzen in unserer Agentur einen Mix aus verschiedenen Tools ein. Für die Projektverwaltung von abrechenbaren Leistungen arbeiten wir mit 5pmweb.com und für die Echtzeitkommunikation mit Skype. Gemeinsame Dokumente werden bei Googlel Docs/Drive erstellt und echtes Dokumente-Sharing erfolg (noch) über die Dropbox. Dies ist im Grunde ein Flickenteppich, der sich aber aus den verschiedenen Arbeitsweisen heraus kristalisiert hat und den jeder so mittragen kann. Da wir die Zusammenarbeit hier nun aber geübt haben, werden wir im Sommer auf eine eher kompaktere Lösung umziehen – die es aber noch gemeinsam zu besprechen gilt.

Gewöhnungseffekte fördern

Selbstverständlich ist der Anspruch naiv, es allen recht machen zu wollen. Doch es ist sinnvoll, das Team mit einzubeziehen. Ist dies dann einmal erfolgt, muss man natürlich in der Zukunft sehr auf den Einsatz der Tools drängen – denn nur der ständige Umgang damit fürht zu den gewünschten „Gewöhnungseffekten“. Und was vielleicht am Anfang noch ungewohnt und störend war, wird irgendwann so selbstverständlich wie das Zähneputzen am morgen. Das sollte das Ziel sein.

Und, welche Tools setzt ihr ein?

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Eric Kubitz

Eric Kubitz ist einer der Chefs der CONTENTmanufaktur GmbH . Außerdem ist er Redner auf Konferenzen, Dozent bei Hochschulen, schreibt über SEO (und über andere Dinge) und ist der Chefredakteur des SEO-Book.

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Kommentare (6)

  1. Johannes Heim

    pivotaltracker 😉

  2. Nico

    Sehr schön auf den Punkt gebracht. Wenn das Team das Tool nicht benutzt (benutzen will) ist es sinnlos. Andererseits sollte man nicht in die Falle laufen und jeden Fragen welches Tool er/sie am liebsten benutzen möchte. Die jeweiligen Teamleiter müssen eigentlich de Arbeitsweise vorgeben. dabei ist es fast egal wie langsam, hässlich, unbedienbar oder veraltet die Software ist 🙂 Wenn man sich dran gewöhnt hat und jeder im Team damit arbeitet, dann kann man mit fast jedem Tool sein Projekt verwalten.

  3. eric108

    Korrekt, Nico. Ist ja kein Wunschkonzert. Aber es ist schon wichtig, dass sich alle beteiligt fühlen. Denn dann hilft das Teamgefühl kräftig mit 🙂

  4. ahmetdingil

    Hallo Eric,
    auch wenn der Artikel schon etwas älter ist, möchte ich Swydo erwähnen. Ein Projektmanagement Tool speziell auf Online Marketing Prozesse ausgerichtet und voll Google integrationsfähig. Also Google Drive, Google Mail, Google Webmaster Tools, Google Analytics, Google AdWords und viele weitere. Bis zu 10 Projekte bei zwei Nutzern ist es kostenlos. Kann ich jedem nur empfehlen einen Blick drauf zu werfen.

  5. eric108

    ahmetdingil Ui, das sieht interessant aus. Danke!

  6. Pingback: doorupkeep.com

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