Und jetzt alle gemeinsam: das SEO-Projektmeeting

Vergessen wir mal (nur ganz kurz) Title-Tags, Linkprofile und Social Faktoren. Also tun wir mal so, als wäre SEO ein völlig normales Geschäft ohne Voodoo und Rocket Science. Was bleibt dann übrig? Dann ist die Suchmschinenoptimierung ein Querschnittsfunktion im Unternehmen, bei der alle möglichst in die gleiche Richtung ziehen sollten. Vielleicht auch so etwas wie eine Haltung: Entweder mal will Traffic aus den Suchmaschinen – oder man hat andere, wichtigere Ziele.

Einer redet, die anderen hören zu: das SEO-Projektmeeting

Es geht also darum, dass unser SEO-Projekt, der Inhouse-SEO oder der SEO-Berater möglichst viel Unterstützung aus allen Bereichen des Unternehmens bekommt. Sonst können alle Maßnahmen noch so fundiert und klug sein – sie werden es nicht bis auf die Webseite schaffen. Dann es es mit SEO der Fortpflanzung: ein kleines bisschen schwanger geht nicht.

Wir sollten also nicht die Klugscheißer sein, die alles besser wissen sondern die Kommunikations-Dienstleister im Unternehmen, die die gemeinsamen Interessen in eine Richtung lenken.

Und ein Schulterschluss mit allen Abteilungen passiert nicht im täglichen E-Mail-Battle, auf SEO-Konferenzen, auf Twitter oder in den Arbeitsverträgen – sondern im Meeting. Deshalb kommt meiner Meinung nach einem SEO-Meeting eine ganz besondere Rolle zu.

Ich werde hier ein mögliches Rezept für ein SEO-Meeting zu beschreiben. Aber Rezepte müssen natürlich auch zum jeweiligen Geschmack passen, deshalb sucht euch davon raus, was euch am besten schmeckt und würzt mit euren eigenen Kräutern.

Der formale Rahmen

Auch wenn SEOs nicht auf anscheinend überholte Regeln stehen: Im SEO-Meeting seid ihr möglicherweise die einzigen, die alle Formalitäten am liebsten vergessen würden. Deshalb empfehle ich, zugunsten des Erfolges reichlich Kompromisse einzugehen. Es gibt folgende Formalitäten, die geübt sind und sich auch bewährt haben:

  • Zu einem Meeting wird schriftlich (per E-Mail) eingeladen. Vielleicht gibt es auch via Kalender-Einladungen noch bequemere Möglichkeiten. Aber seid ihr euch sicher, dass das alle Teilnehmer lesen?
  • Jedes Meeting hat eine Agenda, die die Teilnehmer VOR dem Meeting bekommen. Dies ist auch ein guter Anlass, etwa einen Tag vorher noch einmal an das Meeting zu erinnern.
  • Auf der Agenda steht immer auch ein „Sonstiges“ oder „Fragen“, also ein Tagesordnungspunkt, zu dem alle etwas sagen können.
  • Der Meeting-Leiter ist 15 Minuten vor dem Meeting im Raum und sorgt dafür, dass nötige Technik vorhanden ist.
  • Alle anderen Teilnehmer sind pünktlich (im Sinne von *spätestens zur vereinbarten Zeit*) im Raum und sitzen.
  • Die Aufmerksamkeit aller (also echt aller, auch von dir) gehört jeweils demjenigen, der spricht. Wer dringend mal was Twittern muss, kann ja auch raus gehen.
  • Es gibt einen Meeting-Leiter, der durch das Meeting leitet.
  • Wenn auch nur ein einziger Teilnehmer neu in der Runde ist, stellen sich alle zumindest mal kurz vor.
  • Es gibt von jedem Meeting mindestens ein Ergebnis-Protokoll (Vorlage dafür unten). Das ist kein Erlebnisbericht, wer wann was gesagt hat sondern fasst die Entscheidungen (oder Nicht-Entscheidungen) zusammen. Dieses Protokoll wird von einer Person erstellt, die sich spätestens am Anfang des Meetings dazu bereit erklärt hat. Und diese Person darf (und muss!) nachfragen, wenn eine Entscheidung irgendwie unklar ist oder gar übergangen wurde.
  • Das Meeting endet pünktlich oder früher. Wer vorher gehen muss, meldet das vor dem Start des Meetings an.

Das alles hört sich spießig und überholt an. Aber ich habe noch kein produktives Meeting erlebt, in dem die eine Hälfte der Teilnehmer ständig in Facebook unterwegs waren und die andere Hälfte früher gegangen ist.

Ziele des Meetings

Allein der Wunsch, einem Meeting ein Ziel zu verpassen, stößt manchmal auf Verwunderung. Man trifft sich, weil man das Gefühl hat, dass es Zeit wird, sich mal wieder zu besprechen. Oder?

„Man muss mal wieder“-Meetings heißen Jour Fix und hier gelten (leicht) andere Regeln. Etwa ein SEO-Jour-Fix kann verdammt operativ und ergebnisreich sein – wenn er motivierte Teilnehmer hat. Da muss man nicht immer ein Ziel festlegen. Aber in einem „normalen“ SEO-Meeting braucht man ein Ziel, das allen bekannt sein muss. Denn jeder Teilnehmer wird mit seiner eigenen „hidden agenda“ am Tisch Platz nehmen. Und wenn es darüber hinaus aber keine gemeinsame Agenda gibt, zerfällt jedes noch gut geplante Meeting.

Deshalb gehört in die Einladung (und die Erinnerung am Tag davor) das Ziel. Man kann etwa allgemein schreiben „Wir wollen uns über den aktuellen Stand der SEO-Maßnahmen in den verschiedenen Abteilungen informieren„, oder konkret „Die interne Navigation soll zugunsten von SEO-Faktoren angepasst werden. Wir wollen dies vorstellen und diskutieren.“ Dann wissen die Teilnehmer WARUM sie eingeladen wurden und können sich vorbereiten bzw. kennen ihre Rolle.

Teilnehmer und Rollen

Womit wir beim heikelsten Thema wären, die Rollen der Teilnehmer. Aber zunächst einmal die Frage nach den Teilnehmern überhaupt: Jedem Teilnehmer sollte klar sein, warum er teilnimmt. Es ist falsch, jemanden einzuladen, weil „man auch jemanden vom Vertrieb dabei haben sollte“ – der Vertrieb aber gar nichts mit dem besprochenen Thema zu hat. Zumindest sind solche Einladungen unüberlegt. Denn entweder möchte man den Vertrieb bei den Entscheidungen mitentscheiden lassen oder man möchte einen Berichterstatter, der vom oder in den Vertrieb kommuniziert. Wenn beides nicht der Fall ist, sollte man auch niemanden einladen. Und wenn eines von beiden der Fall ist, dann hat man ja einen Grund…

Also: Wer gehört ins Meeting? Alle, ohne die man keine Entscheidungen treffen kann oder deren Informationen wichtig sind. Die anderen dürfen getrost woanders weiter arbeiten und nachher das Protokoll lesen.

Die Rollen in einem Meeting sind im besten Fall extrem einfach: Es gibt einen Meeting-Leiter und es gibt gleichberechtigte Teilnehmer. Setzt sich der Vorstandsvorsitzende mit rein – aus welchem Grund auch immer – ist er (eigentlich) im Meeting auf Augenhöhe mit dem Praktikanten und ebenso wertvoll wie seine inhaltlichen Beiträge. Das funktioniert natürlich nicht – deshalb sollte der Meeting-Leiter versuchen, dass der Kollege Vorstandsvorsitzende möglicherweise etwas anderes vor hat…

Um es noch mal klar zu machen: Jeder ist so wertvoll wie die Qualität seiner inhaltlichen Beiträge. Wer viel (zum Thema) weiß, sollte/darf viel beitragen. Wer nicht so viel weiß, sollte schweigen. Erst wenn es zu den Abstimmungen kommt (falls es solche gibt) sieht das anders aus: Da hat jeder genau eine Stimme. Ist das nicht ungerecht? Nein! Denn ein Meeting ist dafür da, dass diejenigen, die viel wissen, dies so gut erklären, dass sich diejenigen, die weniger wissen, auch auskennen. Wenn dies schief geht – wer hat dann den Fehler gemacht? Alle.

Noch ein Wort zum Meeting-Leiter: Der hat meist zwei Rollen. In der einen ist er Meeting-Leiter und für die Durchführung (und die Disziplin) zuständig. Doch sein zweites Herz schlägt in der Regel für inhaltliche Fragen – über die er sich vermutlich nicht mit allen anderen Teilnehmern einig ist. Da gibt es nur einen, extrem wichtigen Ratschlag: Haltet diese beiden Rollen klar auseinander. Und zwar so, dass auch die anderen immer wissen, welches Herz in euch gerade schlägt.

Tools & so

Wer sich übrigens merkwürdig und spießig vorkommt, weil er solche Regeln einhält, der sollte sich als One-Man-Show selbständig machen und nur noch für die eigenen Seiten arbeiten. Denn so lange er keine Lust hat, mit anderen kooperativ zusammen zu arbeiten, sollte er das auch bleiben lassen.

Im Grunde sollte man auch noch über die „informelle Struktur“ eines Meetings reden, über die Art und Weise des gemeinsamen Umgangs und über Möglichkeiten, wie man perfekte Entscheidungen herbei führt. Aber das ist ja ein Blogpost und kein Kapitel in einem Buch. Deshalb belasse ich es hiermit.

Eins noch: Wer möchte, kann die SEO-Meeting-Protokollvorlage downloaden und natürlich kosten- und login-frei verwenden. Wer das nicht möchte, kann auch bei minutes.ioeinfach online und sofort ein Ergebnis-Protokoll anlegen. Dann darf zumindest einer während des Meetings auch auf dem iPad herum hacken ;

Die fertigen Teile der SEO-Projektmanagement-Serie:

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Eric Kubitz

Eric Kubitz ist einer der Chefs der CONTENTmanufaktur GmbH . Außerdem ist er Redner auf Konferenzen, Dozent bei Hochschulen, schreibt über SEO (und über andere Dinge) und ist der Chefredakteur des SEO-Book.

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